4. As principais tarefas
Ø Antes da Reunião:
§ Fazer a lista do material necessário
§ Estar presente 15 minutos antes do começo da reunião, afim de controlar os preparativos.
§ Conferir a ordem da Mesa da Presidência (ao centro), das Bandeiras (à direita) e da Tribuna (à direita).
§ Conferir a ordem correcta da Panóplia das Bandeiras.
§ Estar bem ao corrente da ordem-do-dia da reunião (um contacto prévio com o presidente é aconselhável, afim de que as intervenções de uns e de outros sejam bem planificadas)
§ Velar para que a sala onde vai decorrer a reunião esteja em ordem (tribuna, micro, decoração rotária, …)
§ Não esquecer: as flores, a flâmula, o presente-recordação, … (para as ocasiões especiais)
§ Velar para que os visitantes sejam bem acolhidos: apresentá-los ao Presidente e aos membros do clube e oferecer-lhes o copo da amizade (aperitivo, …) da parte do clube.
§ Velar para que todos os membros tragam o distintivo e eventualmente os seus reconhecimentos.
§ Velar por começar e encerrar as reuniões à hora prevista.
§ Fazer a ordem de precedências, rotária e de convidados.
§ Dispor os convivas na Mesa da Presidência, respeitando as ordens hierárquicas.
Ø Durante a Reunião:
§ Abrir a reunião…e encerrá-la.
§ Anunciar o conferencista e apresentar os visitantes (Nome + clube).
§ Participar os convites feitos aos membros (nome do clube) e as eventuais faltas.
§ Dar a palavra ao Presidente, aos intervenientes, ao conferencista, baseando-se no que foi combinado na preparação da reunião.
§ Lembrar as datas importantes das actividades do clube e do Distrito.
§ Velar para que tudo se desenrole harmoniosamente.
§ Convidar os visitantes rotários que queiram tomar a palavra.
§ Estar atento ao tempo da reunião e advertir o Presidente de eventuais atrasos.
§ Convidar os membros do clube (os padrinhos principalmente) a contactarem com os Amigos ausentes (doentes ou ausentes por motivo não conhecido) afim de se manter o contacto com TODOS.
§ Encerrar a reunião à hora, desejando uma boa semana aos Amigos do clube e pedindo aos visitantes para transmitirem os cumprimentos do clube...