5. Visita Oficial do Governador - VOG
§ Os membros do clube devem ser informados previamente da visita do Governador. O Chefe do Protocolo anunciará, várias semanas antes, a data desta visita e lembrá-la-á em cada semana. Ele insistirá igualmente sobre o desejo de ver todos os membros presentes nessa ocasião.
§ O Chefe do Protocolo velará igualmente pela presença dos estudantes Bolseiros do Clube, de um eventual Bolseiro da Rotary Foundation e o/s Presidente/s do/s clube/s Rotaract/Interact patrocinado/s pelo clube.
§ Ter em conta o facto de que a reunião reveste um carácter oficial.
§ Velar para que a sala esteja decorada, que um local esteja previsto para a reunião prévia com o Presidente e os membros da Direcção.
§ Prever flores se a esposa do Governador o acompanhar, prever igualmente um presente, um galhardete (assinado pelos membros do clube)…
§ Prever também a entrega de um cheque ao Governador (Rotary Foundation)
§ Velar muito particularmente pela disposição dos convivas na Mesa da Presidência (Past-Governadores, membros particularmente meritórios, PHF, Governador Assistente, o Past Presidente, o Presidente eleito, o último Rotário entrado no clube…) em função do número de lugares disponíveis.
§ Velar para que não haja conferencista no dia da Visita Oficial do Governador.
§ Velar igualmente para que as comunicações sejam reduzidas ao mínimo.
§ Lembrar ao Presidente o colar, se for uso.
§ Limitar as intervenções para deixar ao Governador o máximo de tempo para a sua intervenção.
§ Fixar o tempo da reunião e lembrar a todos os membros (reunião com o Presidente, reunião com os membros da Direcção, …)
§ Lembrar que não haverá mais intervenções depois da do Governador, salvo se este decidir em contrário.
§ Não esquecer de apresentar todos os membros do clube ao Governador, seja no princípio da reunião (Nome, Apelido, classificação, função no clube), seja passando com o Governador e o Presidente do clube de mesa em mesa.